[Global-announce] Verwaltungskosten verringern: Rechnungen/Rechnungsbegleichung, Inklusive-Domains etc.

[Michael Hoennig]

Liebe Hostsharing-Mitglieder und -Direktkunden,

wir sind stets bemüht, die Verwaltungskosten so gering wie möglich zu
halten. Dafür automatisieren wir viele Vorgänge, z.B. die 
Lastschriften und die Zuordnung der Zahlungseingänge. 

Damit diese automatisierbar sind, ist eure Mitarbeit unbedingt notwendig:

Rechnungsnummer

Bitte achtet darauf, dass Ihr die Rechungsnummer immer in identischer
Schreibweise wie auf der Rechnung und OHNE ZEILENUMBRUCH o.ä. auf euren
Überweisungsbelegen eintragt. Am besten die Rechnungsnummer in ein
separates Feld eingeben. Nur dann können wir die Zahlung automatisch
zuordnen.    Die Commerzbank liefert per HBCI leider nicht den Namen des
Zahlenden, so dass wir die halbautomatische Zuordnung nur anhand des
Zahlungszweck-Feldes machen können. In anderen Fällen müssen wir immer
manuell mit den per Post zugesendeten Kontoauszügen abgleichen, was sehr
zeitaufwändig ist.

Daueraufträge

Bei Daueraufträgen gebt bitte unbedingt als Zahlungszweck eure
Kundennummer an, dies sind die fünf Ziffern am Ende der Rechnungsnummer.
Gerne auch so: 10000/xyz00 oder 10000/xyz. Der Paketname alleine reicht
zur Zeit nicht, solche Zahlungseingänge könnten wir nur manuell zuordnen. 

Wir erhalten leider immer wieder Zahlungen, bei denen die Recherche, wer
diese geleistet haben könnte bis zu 15 Minuten benötigt, in Einzelfällen
waren sogar Rückfragen nötig, weil der Kontoinhaber uns unbekannt (z.B.
Ehefrau mit anderem Nachnamen) und/oder der Rechungsbetrag nicht korrekt
war.

Falsche Abbuchungen/ Nicht eingelößte Lastschriften

Falls ihr eine falsche Abbuchung feststellt, teilt uns das bitte mit und
lasst diese nicht von der Bank zurückholen. Die Bank nimmt pro
Rücklastschrift 8,11 Euro. Dies sind Kosten die sich vermeiden lassen,
wenn wir euch den fehlerhaft abgebuchten Betrag zurück überweisen. 

Dies gilt auch für den Fall, dass euer Konto überzogen ist und die Bank
die Lastschrift daher nicht einlöst. Teilt uns einen solchen Umstand ggf.
gleich nach Rechnungserhalt mit, dann können wir die Lastschrift noch aus
dem Buchungsstapel für die Bank herausnehmen. Vergesst in dem Fall aber
bitte nicht, den Rechnungsbetrag fristgerecht zu überweisen.

Begleichung der Rechunung

Für die Rechnungen wird immer am letzten Tag jeden Monats um 24:00h
automatisch ein Snapshot (Datenabzug zu dem Zeitpunkt) gemacht.  D.h.
Änderungen, die sich zwischen diesem Snapshot und dem Versand der
Rechnungen ergeben, können i.d.R. nicht mehr berücksichtigt werden. 

Um auch hier die Verwaltungskosten gering zu halten, bitten wir darum die
Rechnung auf die Art und Weise (Lastschrift bzw. Überweisung) zu
begleichen, wie es auf der Rechnung vermerkt ist. In Ausnahmefällen bitten
wir um expliziten Hinweis, z.B. wenn ein Konto nicht mehr existiert. 

Nachträgliche Korrektur von Rechnungen

Unter gar keinen Umständen ist es uns möglich, eine Rechnung nachträglich
zu korrigieren. In diesem Fall könnten wir nicht sicherstellen, dass die
Original-Rechnung auch vernichtet wird. Mit der seit dem 1.1.2003
bestehenden Pflicht einer durchgehenden Rechnungs -Nummerierung ist dies
unvereinbar. 

Eventuelle Fehler werden i.d.R. in den jeweils folgenden Rechnungen durch
Gutschriften zuviel in Rechnung getellter Posten bzw. Nachberechnung
zuwenig in Rechnung gestellter Posten ausgeglichen. Nur in besonderen
Einzelfällen ist es möglich, eine separate Gutschrift auszustellen.

Stichtagsrechung

Die Rechnungen werden z.Zt. als Stichtagsrechung ausgeführt, d.h. es
werden die Leistungen, die am Monatsletzten eingetragen sind, abgerechnet.
Der Abrechnungs-Zeitraum für Traffic ist dabei immer der zum Stichtag
endende Kalendermonat, für andere Leistungen der Zeitraum, in den der
Stichtag fällt (z.B. Paket bestellt am 15., dann vom 15. des
Stichtags-Monats bis zum 15. des Folgemonats).

Inklusiv-Domains

Die Inklusiv-Domains werden automatisch zugeteilt. Von den in Frage
kommenden Domains (Status delegated oder connected am Stichtag) wird eine
Domain wahllos herausgegriffen und als inklusive markiert, solange noch
inklusive Domains frei sind. 

Dabei führt eine als inklusive markierte .de Domain dazu, dass auch die
weiteren incl. Domains nur .de Domains sein können.  Eine als inklusiv
markierte .com/.net oder .org Domain hat zur Folge, dass keine weiteren
Domains mehr als inklusive markiert werden können. 

Die Zuordnung kann einmalig pro Paket nachträglich kostenlos geändert
werden, dies hat aber nur Wirkung für zukünftige Abrechnungen. Sinnvoll
ist dies z.B. wenn eine Kundendomain herangenzogen wurde, man aber lieber
seine eigene Domain als inklusive-Domain führen möchte. 

Danke für eure Kooperation

Michael Hönning  Uwe Müller
        
        Vorstand

-- 
Hostsharing eG / Boytinstr. 10 / D-22143 Hamburg
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